FAQ Acquisti
1) CHI PUO‘ PRESENTARE LA RICHIESTA DI ACQUISTO?
La richiesta può essere presentata soltanto dai Professori, Ricercatori e Tecnici di Laboratorio.
2) SOLO IL RESPONSABILE DEI FONDI PUO‘ PRESENTARE LA RICHIESTA?
No, possono presentare la richiesta anche i Responsabili Scientifici dei Progetti di Ricerca e chiunque rivesta la carica di Presidente o Coordinatore di Corsi di Dottorato, Master, Corsi di Perfezionamento, Corsi di Studio o di Laurea.
3) CHI E‘ IL RUP?
E’ il Responsabile Unico del Procedimento, presiede e dirige tutte le fasi della procedura contrattuale. UNIFI ha stabilito che in assenza di specifica nomina nel primo atto di ogni singola procedura, il RUP è automaticamente il Dirigente di Area o il RAD.
Il RUP del DICEA è la Dott.ssa Rina Nigro.
4) IN QUALI CASI DEVE ESSERE NOMINATO IL RESPONSABILE DELL’ESECUZIONE DEL CONTRATTO?
In caso di procedure di acquisto per cui è necessario possedere competenze altamente specialistiche in materia di beni o servizi da acquistare non possedute dal RUP, il Direttore può nominare un referente tecnico che potrà svolgere il ruolo anche di direttore dell’esecuzione del contratto con il compito di coadiuvare e supportare il RUP per gli aspetti tecnici per tutte le fasi del processo, compresa quella di esecuzione e collaudo. Il referente tecnico, che potrà anche essere individuato nel soggetto di fatto richiedente l’acquisto o nel beneficiario dello stesso o nel titolare dei fondi, collaborerà anche alla definizione delle specifiche tecniche e prestazionali del bene o del servizio da acquisire.
5) QUAL’E‘ IL RUOLO DEL DIRETTORE DI DIPARTIMENTO?
Il Direttore continuerà ad essere il Punto Ordinante di MEPA e quale soggetto legittimato ad esprimere all’esterno la volontà del Dipartimento, sarà il firmatario di tutti i provvedimenti giuridici necessari per rendere esecutivo l’affidamento, tra cui: richiesta di acquisto, determina e aggiudicazione della fornitura.
6) CHI E‘ IL PUNTO ISTRUTTORE?
Per il DICEA sono: Elisa Bernini, Muzio Mascherini, Tiziana Pileggi, Enzo Barlacchi, Leonardo Boselli.
Il Punto Istruttore è l’unico abilitato a consultare il catalogo on line MEPA e a predisporre la bozza d’ordine che poi dovrà essere accettata e verificata dal Punto Ordinante.
7) CHI E‘ IL PUNTO ORDINANTE?
Il Direttore del Dipartimento che in qualità di Responsabile del Dipartimento, controlla, valida e invia con firma digitale l’ordine preparato dal Punto Istruttore.
8) QUAL’E‘ LA DIFFERENZA TRA BENI STANDARDIZZATI E BENI NON STANDARDIZZATI?
Il codice degli Appalti e le Linee Guida ANAC non forniscono una definizione univoca di “Bene standardizzato” o “non standardizzato”. Tuttavia, dall’insieme delle disposizioni normative, si può intuire:
- BENI NON STANDARDIZZATI: rientrano in questa categoria:
a) prodotti di uso NON ricorrente, le cui caratteristiche tecniche, di produzione ed erogazione sono definite e progettate direttamente dalla stazione appaltante. Tali prestazioni non saranno reperibili sui mercati ordinari perché per le loro evidenti specificità richiederanno appositi processi di produzione. Ad esempio, un personal computer che necessiti di un processore con caratteristiche costruttive e materiali speciali e/o le cui specifiche tecniche sono definite integralmente la stazione appaltante.
b) il prodotto artigianale, unico nella sua forma e nel suo genere, caratterizzato oltre che da un elevato contributo individuale dell’artigiano che lo concepisce, lo progetta e lo realizza, anche da un’elevata personalizzazione e adattamento alle esigenze del cliente. Il prodotto “su misura” rappresenta il classico esempio di prodotto non standardizzato: un mobile, un abito, un libro.
Il bene non standardizzato può presentare le caratteristiche dell’esclusività e/o infungibilità: - esclusività: è oggetto di privative industriali come ad es. un brevetto che può essere oggetto di sfruttamento economico; - infungibilità: è l’unico che per particolari ragioni tecniche intrinseche del bene stesso, può garantire il soddisfacimento di uno specifico bisogno. In breve, non sono sostituibili con altri beni analoghi perché esistono in un unico esemplare.
- BENI STANDARDIZZATI:
sono i prodotti fungibili e di uso ricorrente la cui utilità non dipende da particolari specifiche tecniche o da materiali di costruzione esclusivi. Fanno parte di questa categoria tutti quei beni e servizi privi di una individualità specifica e facilmente intercambiabili con altri della stessa specie, qualità e quantità.
In genere si tratta di forniture largamente diffuse sul mercato e destinate ad un numero elevato di utenti.
Classico esempio è il materiale di cancelleria: una penna può essere tranquillamente sostituita da un’altra analoga, di modello, forma, provenienza, marchio diversi purché dotata della stessa funzionalità della prima.
Altro esempio è il bene o servizio fornito in serie e utilizzato più volte sempre con le stesse caratteristiche che dunque ne evidenziano l’assenza di specifiche tecniche di produzione e erogazione (Es: servizio di pulizia dei locali).
9) QUANTI PREVENTIVI SERVONO PER PRESENTARE UNA RICHIESTA D’ACQUISTO?
- 3 PREVENTIVI in caso di affidamento diretto di importo stimato massimo superiore a €20.000,00 e inferiore a €40.000,00.
10) PER L’ACQUISTO DI MATERIALE INFORMATICO E‘ OBBLIGATORIO RICORRERE AL MERCATO TELEMATICO?
Sì, sempre. I beni e servizi informatici e di connettività sono da considerarsi speciale categoria merceologica per la quale è imposto senza alcuna distinzione di valore il ricorso alle convenzioni CONSIP o dei soggetti aggregatori (anche regionali).
11) ESISTONO REGOLE PER SELEZIONARE IL FORNITORE?
A prescindere dalla tipologia di bene da acquistare, per la selezione degli operatori economici vi è l’obbligo di ricorrere prioritariamente alle convenzioni CONSIP, al MEPA o START e solo in caso di esito negativo si potranno cercare sul mercato libero.
In ogni caso, la scelta degli operatori economici da sottoporre a comparazione dovrà avvenire nel rigoroso rispetto dei principi ispiratori del nuovo codice, che sono: economicità, efficacia, tempestività, correttezza, libera concorrenza, non discriminazione e parità di trattamento, trasparenza e pubblicità, proporzionalità e rotazione degli incarichi.
12) E‘ POSSIBILE AFFIDARE UNA FORNITURA AD UN OPERATORE USCENTE?
Sì, in ipotesi particolari. In caso di affidamento all’operatore economico uscente, è richiesto un onere motivazionale più stringente, in quanto la stazione appaltante motiva la scelta avuto riguardo al grado di soddisfazione maturato a conclusione del precedente rapporto contrattuale (esecuzione a regola d’arte nel rispetto dei tempi e dei costi pattuiti) e, si ritiene, anche in ragione della competitività del prezzo offerto rispetto alla media dei prezzi praticati nel settore di mercato di riferimento, anche tenendo conto della qualità della prestazione.
13) IN QUALI IPOTESI SI PUO‘ RICORRERE ALLA PROCEDURA PER UNICITA‘ DEL FORNITORE?
1- lo scopo dell’appalto consiste nella creazione o nell’acquisizione di un’opera d’arte o rappresentazione artistica unica;
2- la concorrenza è assente per motivi tecnici;
3- la tutela di diritti esclusivi, inclusi i diritti di proprietà intellettuale”.
14) IN CASO DI FORNITORE UNICO, COME DEVE ESSERE LA MOTIVAZIONE?
La motivazione resa dal Responsabile Scientifico della ricerca e deve essere molto più dettagliata perché costituisce un elemento determinante per l’acquisto. Quindi è tenuto a spiegare quali sono le ragioni per cui è “costretto” a scegliere proprio quel fornitore da lui indicato.
Il Richiedente deve allegare alla richiesta di acquisto una dichiarazione integrativa specificando se l’unicità è data da specifiche tecniche di lavorazione o dalle caratteristiche del materiale usato per la produzione o se deriva dal fatto che l’operatore prescelto è l’unico sul territorio nazionale a fornire quei beni/servizi. In quest’ultimo caso verrà richiesta alla Ditta una dichiarazione di unicità ufficiale.
15) IN CASO DI URGENZA, COME SI PROCEDE?
Tramite procedura negoziata senza previa pubblicazione del bando di gara o affidamento diretto.
16) PER EFFETTUARE UN ACQUISTO, QUANDO E’ NECESSARIA L’APPROVAZIONE DEL CONSIGLIO DI DIPARTIMENTO?
Per affidamenti di importo stimato pari o superiore a €40.000,00, è necessaria una Delibera a Contrarre del Consiglio di Dipartimento, quale atto di avvio della procedura.
17) COME MOTIVARE L’ACQUISTO?
La scelta dell’affidatario deve essere adeguatamente motivata. L’obbligo deriva dall’esigenza di garantire che la soluzione di affidare l’incarico direttamente ad un operatore economico non sia il frutto di una decisione arbitraria e discriminatoria della stazione appaltante. È ritenuta “adeguata” una motivazione che dà dettagliatamente conto del possesso da parte dell’operatore economico selezionato dei requisiti richiesti nella delibera a contrarre, della rispondenza di quanto offerto alle esigenze della stazione appaltante, di eventuali caratteristiche migliorative offerte dal contraente qualora si sia proceduto ad un confronto tra più operatori economici e della convenienza del prezzo in rapporto alla qualità della prestazione.
La “forza” della motivazione sarà rapportata all’entità dell’acquisto ed alle caratteristiche tecniche dello stesso. L’obbligo di motivazione è relativo e trattandosi di provvedimenti con contenuto discrezionale, per quanto si possano ipotizzare indicazioni tecniche, il contenuto della motivazione non potrà che essere in relazione con il singolo contesto di necessità-acquisto e con l’autorevolezza, anche supportata da documentazione, del soggetto che ne determina il contenuto stesso: es. per un bene presente in cataloghi o siti internet del valore di €1.000,00 circa, la dichiarazione del docente esperto sulla qualità riferita alle caratteristiche del bene pubblicate nelle offerte di vendita, può bastare a giustificare un acquisto fatto non al prezzo più basso.
La motivazione potrà consistere anche nel confronto tra almeno due o tre prezzi e qualità di prodotti; tale confronto si dovrà effettuare tramite indagine di mercato svolta con qualsiasi mezzo.
18) COS’E‘ IL PRINCIPIO DI ROTAZIONE?
Almeno nell’ambito degli affidamenti diretti, tenuto conto che si tratta di procedure riservate solo a limitate tipologie di acquisti che spesso comportano una spesa di modico valore, il principio di rotazione non deve essere inteso in senso assoluto ma deve essere armonizzato con gli altri principi previsti dal nuovo codice. In queste specifiche ipotesi, il legislatore ha concesso alle stazioni appaltanti un margine di discrezionalità (che comunque deve essere motivato) per cui il contemperamento tra vari i principi andrà fatto a livello di singola struttura (Dipartimento) e caso per caso, considerando altresì tutte le specificità del momento, delle esigenze proprie di volta in volta manifestate nonché della rilevanza del principio di economicità che, salvo eccezioni, prevale sugli altri.
La rotazione degli incarichi andrà assicurata se tra gli operatori economici la differenza qualità/prezzo è minima. Diversamente, non occorrerà assicurare la rotazione se la differenza in termini di qualità/prezzo è consistente. Detto altrimenti, è possibile affidare legittimamente la fornitura all’operatore economico che seppur non offre il prezzo minore in assoluto, garantisce una qualità nettamente superiore rispetto agli altri. In questo caso, la scelta dovrà essere adeguatamente motivata.
Ultimo aggiornamento
22.12.2020