Missioni

La richiesta di autorizzazione a missione dovrà essere presentata – almeno 7 giorni prima della partenza - attraverso la procedura telematica al seguente link: https://unifi.u-web.cineca.it/
È ammessa la richiesta di anticipo (almeno 20 giorni prima della partenza) e l’autorizzazione a rimborso spese per soggetti esterni.
L’accesso alla procedura avviene tramite le proprie credenziali di Ateneo previa autenticazione.
Per l’autenticazione è necessario inviare i propri dati a missioni.dicea(at)unifi.it e precisamente: nome e cognome, matricola, qualifica, codice fiscale e indirizzo email, data inizio e fine contratto per assegnisti e parasubordinati.

Tutto il personale ha accesso alla procedura telematica ad esclusione dei borsisti.
Per i soggetti che non hanno accesso alla procedura, per problemi e/o impedimenti, la modulistica cartacea per la richiesta di autorizzazione rimane sempre valida.
Al termine della missione, la richiesta di rimborso online, corredata di documentazione in originale, dovrà essere consegnata presso la stanza della Segreteria Amministrativa del DICEA, primo piano del plesso Santa Marta.
Per tutte le comunicazioni correlate (informazioni, autorizzazioni, rimborsi, ecc.) utilizzare unicamente la casella istituzionale missioni.dicea(at)unifi.it

 
Uso mezzo proprio

L'autorizzazione all'uso del mezzo proprio è subordinata al rilascio di una dichiarazione che il mezzo di trasporto è in regola e conforme alla normativa del Codice della Strada ed in cui si solleva l'Amministrazione da qualsiasi responsabilità circa l'uso del mezzo stesso.
L’uso del mezzo proprio può essere autorizzato solo in presenza di una delle seguenti condizioni:

• quando risulti economicamente più conveniente rispetto ai mezzi di trasporto ordinari. La convenienza economica deve essere dimostrata dal richiedente raffrontando la spesa globale che si sosterrebbe (spese di viaggio, eventualmente vitto e/o alloggio) in caso di utilizzo dei mezzi ordinari e quella equivalente per le stesse voci derivante dall'utilizzo del mezzo proprio;
• quando il luogo della missione non è servito da ferrovia, né da altri mezzi ordinari di linea o l'orario dei mezzi pubblici di linea sia inconciliabile con lo svolgimento della missione;
• quando vi sia una particolare esigenza di servizio o la necessità documentata o, quantomeno, dichiarata in forma circostanziata, di raggiungere rapidamente il luogo della missione e/o rientrare in sede con urgenza;
• quando debbano essere trasportati materiali delicati, pesanti o ingombranti indispensabili per il disimpegno del servizio.

Nel caso di uso del mezzo proprio senza preventiva autorizzazione non si ha diritto al rimborso delle spese di viaggio.

L’uso del mezzo proprio può essere autorizzato in presenza di particolari condizioni:

• attività di protezione civile nelle situazioni di prima urgenza, attività epidemiologiche e biomediche;
• attività di rilevazione, campionamento, osservazione, misura e controllo anche di impianti ed installazioni scientifiche;
• attività di tutela e rilevazione del patrimonio storico, artistico ed ambientale;
• attività di campagna delle ricerche geologiche, geofisiche, astrofisiche, agronomiche, archeologiche e sul territorio e attività continuative in galleria;
• attività oceanografiche.

In questi casi, al personale contrattualizzato può essere riconosciuto un rimborso corrispondente alla somma che avrebbe speso se avesse fatto ricorso ai mezzi pubblici, ove esistenti, mentre agli altri soggetti spetta il rimborso analitico delle spese effettivamente sostenute e documentate [Dichiarazione sostitutiva rimborso chilometrico (rtf); qualora non siano presenti titoli di spesa sarà rimborsato a questi ultimi l’equivalente del costo dei biglietti A/R del mezzo ordinario.

 

Modulistica

• Richiesta autorizzazione missioni (rtf)
• Richiesta di rimborso spese (rtf) 
• Richiesta anticipo missioni (rtf) 
• Dichiarazione sostitutiva scontrino (rtf) 
• Dichiarazione sostitutiva partecipazione congresso/convegno (rtf) 
• Dichiarazione sostitutiva di appartenza a gruppo di ricerca (rtf)
• Dichiarazione sostitutiva rimborso chilometrico (rtf)
• Dichiarazione sostitutiva uso taxi (rtf)

La richiesta per ammettere a rimborso personale esterno dovrà essere presentata – almeno 7 giorni prima della partenza.
Ai fini della liquidazione dei rimborsi, i soggetti stranieri non residenti in Italia devono essere in possesso di un codice fiscale italiano valido (rilasciato dall’Agenzia delle Entrate). I soggetti sprovvisti di codice fiscale italiano potranno delegare il DICEA per la richiesta di attribuzione compilando e presentando al Dipartimento il modulo di richiesta corredato di copia del documento d’identità.
Al termine della missione, la richiesta di rimborso on line, corredata di documentazione in originale, dovrà essere consegnata presso la stanza della Segreteria Amministrativa del DICEA, primo piano del plesso Santa Marta.

Modulistica

• Autorizzazione al rimborso spese di soggetti esterni (rtf) 
• Richiesta rimborso spese (rtf) 
• Richiesta attribuzione codice fiscale - in italiano (pdf)
• Richiesta attribuzione codice fiscale - in inglese (pdf)
• Dichiarazione sostitutiva uso taxi (rtf)

La presente nota esplicativa, pur nell’impossibilità di considerare tutta la casistica, intende fornire un rapido strumento di sintesi circa la documentazione da allegare ed i dati da fornire all’Ufficio Finanziario in merito alle istanze di rimborso avanzate da parte dei commissari che hanno preso parte a commissioni per esami di stato, valutazioni comparative e dottorati di ricerca.
Le note non sostituiscono in alcun modo quanto disposto dal “Regolamento Missioni e Rimborsi Spese” emanato con D. R. del 12/11/2013 n. 1222 (a seguire indicato come “Regolamento”) e del quale si consiglia un’attenta lettura.
1. All’Ufficio Servizi Finanziari deve essere inviata, a cura della Segreteria Studenti (in caso di esami di stato) ovvero del Dipartimento (in caso di valutazioni comparative, dottorato di ricerca), una lettera di trasmissione sottoscritta dal Responsabile/Dirigente competente avente ad oggetto la richiesta di rimborso avanzata dal commissario.
2. Alla lettera di trasmissione debbono essere allegati i seguenti documenti:
a) Modulo “Richiesta rimborso spese soggetti esterni” (pdf) sottoscritto dall’interessato, con allegata marca da bollo da € 2,00 in caso di rimborso delle spese di importo superiore a € 77,47 non fatturato;
b) decreto di nomina della commissione;
c) al fine di individuare correttamente i giorni nei quali il commissario ha prestato attività:
c1) attestazione a firma del Presidente della commissione;
ovvero
c2) copia conforme del/i verbale/i;
d) originale dei giustificativi delle spese sostenute; nel caso di libero professionista, la documentazione può essere inviata in copia, laddove l’interessato intenda portarla in detrazione.
Qualora l’istanza di rimborso non venga consegnata a mano dal richiedente, è necessario allegare alla stessa una copia di un documento di identità in corso di validità.

 

Modulistica

• Richiesta rimborso spese soggetti esterni (pdf)
• Richiesta rimborso spese soggetti esterni - in Inglese (pdf)
• Richiesta attribuzione codice fiscale - in inglese (pdf)
• Refunds policy for examination committee members (pdf)

La documentazione per la liquidazione dei compensi in oggetto dovrà essere presentata a Roberto Bonucci per il successivo inoltro all'Ufficio Compensi dell'Ateneo.